Rapat penjelasan merupakan forum yang diadakan untuk memberikan penjelasan selengkap-lengkapnya dan sejelas-jelasnya kepada peserta tentang :
- Tatacara dan aturan main dalam proses pemilihan penyedia.
- Spesifikasi teknis barang/jasa yang harus disediakan oleh penyedia.
Prinsip-prinsip aturan main dalam pemberian penjelasan ini adalah :
- Peserta boleh tidak hadir dalam tahap ini, walaupun demikian peserta yang tidak hadir harus mengikuti tambahan atau perubahan dokumen pengadaan yang disampaikan pada saat tahap ini.
- Seluruh acara pada pemberian penjelasan harus dituangkan dalam Berita Acara dan Berita Acara ini WAJIB disampaikan oleh ULP/Pejabat Pengadaan kepada SELURUH peserta baik yang hadir maupun yang tidak hadir.
- Berita Acara tersebut merupakan acuan yang juga harus diikuti oleh seluruh peserta dalam proses pelaksanaan pemilihan penyedia.
- Dilakukan pada tempat dan waktu yang ditentukan, serta dihadiri oleh para peserta yang terdaftar.
- Ketidakhadiran peserta tidak menggugurkan penawaran.
- Perwakilan peserta yang hadir harus menunjukkan tanda pengenal dan surat tugas kepada ULP.
- Peserta perorangan tidak boleh diwakilkan dan pada saat hadir menunjukkan tanda pengenal kepada ULP.
- Dalam pemberian penjelasan, harus dijelaskan kepada peserta mengenai:
- Metode pemilihan;
- Cara penyampaian dokumen penawaran;
- Kelengkapan yang harus dilampirkan bersama dokumen penawaran;
- Pembukaan dokumen penawaran;
- Metode evaluasi;
- Hal-hal yang menggugurkan penawaran;
- Jenis kontrak yang akan digunakan;
- Ketentuan dan cara evaluasi berkenaan dengan preferensi harga atas penggunaan produksi dalam negeri;
- Ketentuan tentang penyesuaian harga;
- Ketentuan dan cara sub kontrak sebagian pekerjaan kepada usaha mikro dan usaha kecil serta koperasi kecil; dan
- Besaran jaminan, masa berlaku dan penjamin yang dapat mengeluarkan jaminan.
- Apabila dipandang perlu, dapat melakukan peninjauan lapangan.
- Hasil pemberian penjelasan dituangkan dalam Berita Acara Pemberian Penjelasan yang isinya :
- Hal-hal yang dijelaskan
- Tanya jawab
- Perubahan dokumen pengadaan
- Hasil peninjauan lapangan
- Keterangan lain yang dipandang perlu BAPP ditandatangani oleh semua anggota pokja ULP yang hadir dan minimal 1 (satu) wakil dari peserta yang hadir.
- BAPP merupakan bagian tidak terpisahkan dari dokumen pengadaan.
- Apabila tidak ada peserta yang hadir atau tidak ada yang bersedia menandatangani BAPP, maka BAPP cukup ditandatangani oleh anggota pokja ULP yang hadir.
- Apabila dalam BAPP sebagaimana dimaksud pada angka 7) terdapat hal-hal/ketentuan baru atau perubahan penting yang perlu ditampung, makaULP menuangkan ke dalam Adendum Dokumen Pengadaan yang menjadi bagian tidak terpisahkan dari Dokumen Pengadaan.
- Perubahan rancangan kontrak, spesifikasi teknis, gambar dan/atau nilai total HPS, harus mendapatkan persetujuan PPK sebelum dituangkan dalam Adendum Dokumen Pengadaan.
- Apabila PPK tidak sependapat dengan usulan perubahan dokumen pengadaan, maka ULP menyampaikannya kepada PA/KPA untuk diputuskan, maka:
- Apabila PA/KPA sependapat dengan PPK, tidak dilakukan perubahan; atau
- Apabila PA/KPA sependapat dengan ULP, PA/KPA memutuskan perubahan dan bersifat final.
- Apabila ketentuan baru atau perubahan penting tersebut tidak dituangkan dalam Adendum Dokumen Pengadaan, maka ketentuan baru atau perubahan tersebut dianggap tidak ada.
- Dalam Adendum Dokumen Pengadaan, ULP dapat memberikan tambahan waktu untuk memasukkan Dokumen Penawaran.
- ULP memberitahukan kepada semua peserta untuk mengambil salinan Adendum Dokumen Pengadaan.
- ULP diwajibkan untuk menyediakan salinan BAPP dan Adendum Dokumen Pengadaan (apabila ada) dan mengunggah dokumen tersebut melalui website K/L/D/I masing-masing yang dapat diunduh oleh peserta.
